Way2Work Oy ("Way2Work") on suomalainen osakeyhtiö, jonka Y-tunnus on 3123560-3 ja virallinen osoite Malminkatu 20 L 1, 00100 Helsinki.
Tietojesi suojaaminen on meille tärkeää. Olemme sitoutuneet suojelemaan hallussamme olevien henkilötietojen yksityisyyttä, luottamuksellisuutta ja turvallisuutta noudattamalla sovellettavien säädösten vaatimuksia. Olemme yhtä lailla sitoutuneet takaamaan, että kaikki työntekijämme, palveluntarjoajamme ja edustajamme noudattavat näitä velvollisuuksia.
Tämä seloste ("tietosuojaseloste") kertoo, miten käytämme organisaatiossamme henkilötietoja mukaan lukien sitä, miten käsittelemme www.way2work.fi-sivuston ja palvelujemme ("Way2Work-palvelut") käyttäjien henkilötietoja. Ennen kuin tarjoamme sinulle tuotteita ja palveluja tai keräämme henkilötietojasi, viittaamme aina tähän tietosuojaselosteeseen. Sen vuoksi käyttämällä Way2Work-palveluja, antamalla henkilötietoja ja/tai käyttämällä mitä tahansa tuotettamme tai palveluamme ymmärrät ja hyväksyt henkilötietojen käsittelyn käytänteemme, jotka on esitetty tässä tietosuojaselosteessa ja joita päivitetään silloin tällöin; ja jos olet antanut meille muun henkilön kuin itsesi henkilötietoja vakuutat, että sinulla on oikeus antaa kyseisiä tietoja ja olet antanut kyseiselle henkilölle tämän tietosuojaselosteen päivitetyn kappaleen ja jokainen sellainen henkilö on hyväksynyt kyseiset ehdot.
Keräämme henkilötietojasi seuraavilla tavoilla:
Lue myös jäljempänä olevista evästekäytänteistämme, miten käytämme verkkosivuillamme evästeitä ja muita vastaavia teknologioita. Joissakin tapauksia meillä voi olla lakisääteinen velvollisuus kerätä tietyntyyppisiä henkilötietojasi. Kun keräämme henkilötietojasi, teemme sen yleensä itse. Joissakin tapauksissa voimme kuitenkin kerätä henkilötietoja kolmannelta osapuolelta, joka voi olla edustajamme, meille palveluja tarjoava toimeksisaaja tai kolmas osapuoli, joka kertoo sinusta meille, koska hän olettaa, että voisit olla kiinnostunut tuotteistamme tai palveluistamme.
Keräämämme henkilötietojen tyypit sekä henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste:
Käsittelemme henkilötietojasi seuraavilla oikeusperusteilla ja seuraaviin tarkoituksiin;
Käsittelemme yleensä henkilötietojasi tarjotaksemme sinulle tuotteita ja palveluja kanssasi tekemämme sopimuksen perusteella. Tämä käsittää myös asiakastuen tarjoamisen ja muulla tavalla tapahtuvan yhteydenoton, joka koskee verkkosivujamme tai tuotteitamme ja palvelujamme, sekä toimiin ryhtymisen ennen sopimuksen tekoa kanssasi (esim. sinun tunnistamisesi henkilötietojesi perusteella, jotka vaadimme ja varmistamme, jotta saat käyttää tuotteitamme ja palvelujamme).
Edellä mainittuihin tarkoituksiin käsittelemme muun muassa seuraavia henkilötietoja:
Ilman näitä tietoja emme välttämättä pysty tarjoamaan sinulle tuotteitamme tai palvelujamme (tai tuotteidemme tai palvelujemme kaikkia ominaisuuksia ja toimintoja) tai vastaamaan kyselyihin tai pyyntöihin, joita lähetät meille.
Voimme käsitellä henkilötietojasi myös täyttääksemme lakisääteisiä velvollisuuksiamme, KYC, AML- ja CTF-velvollisuuksiamme (esim. sinun asianmukainen tunnistamisesi, verkkosivujemme, tuotteidemme ja palvelujemme käytön seuranta sekä tietojen lähettäminen valvontaviranomaisille).
Käsittelemme tietoja, jotka on saatu Way2Work-palvelujen käytöstäsi (esim. tiedot siitä, miten liikut sivustolla ja käytät sivustoa), parantaaksemme sivuston käyttökokemusta sekä tuotteita ja palveluja.
Verkkosivujemme, tuotteidemme ja palvelujemme parantaminen käsittää markkina-analyysin ja -tutkimuksen suorittamisen, henkilöstön koulutus- ja valmennusohjelmat sekä liiketoimien ja muiden sisäisten liiketoimintaprosessien suunnittelun ja ennustamisen. Tämän oikeusperusteena on oikeutettu etumme eli tavoite parantaa Way2Work-palveluja sekä käyttökokemusta ja sen tuloksena liiketoimintaamme. Voimme käsitellä henkilötietojasi myös suojellaksemme oikeuksiamme (esim. oikeusvaateiden laadinta, esittäminen ja puolustaminen, saatavien perintä). Tämän oikeusperusteena on oikeutettu etumme suojata laillisia oikeuksiamme ja varmistaa välillämme tehdyn sopimuksen toimivuus.Edellä kuvatuissa tapauksissa omat etusi tai perusoikeutesi ja -vapautesi eivät syrjäytä laillisia etujamme. Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka perustuu lailliseen etuun (katso myös kohta "Pääsy tietoihin, tietojen oikaisu ja muut oikeutesi" jäljempänä).
Voimme käsitellä henkilötietojasi myös suostumuksesi perusteella (esim. suoramarkkinointitarkoituksiin, mukaan lukien uutiskirjeen lähettämiseen).
Kun käsittely perustuu suostumukseen, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa napsauttamalla kunkin sähköpostiviestin lopussa olevaa Peruuta tilaus -linkkiä.
Huomaa, että suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun suostumukseen perustuvan henkilötietojen käsittelyn laillisuuteen. Yksityiskohtaisia tietoja siitä, miten käytämme henkilötietojasi suoramarkkinointitarkoituksiin lölydät kohdasta "Suoramarkkinointi ja profilointi markkinointitarkoituksiin" jäljempänä.
Jos olet antanut meille suostumuksen toimittaa sinulle tietoja yrityksemme ja yhteistyöyritystemme tuotteista tai palveluista, voimme käyttää henkilötietojasi suoramarkkinointitarkoituksiin. Lähetämme sinulle aineistoja ja tarjouksia, jotka mielestämme kiinnostaisivat sinua. Voit kieltäytyä lähettämämme markkinointiviestinnän vastaanottamisesta milloin tahansa napsauttamalla kunkin sähköpostiviestin lopussa olevaa Peruuta tilaus -linkkiä tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseemme info@way2work.fi.
Saadaksemme selville, mitkä tarjoukset kiinnostaisivat sinua, hahmotamme profiilisi seuraavien tietojen perusteella:
Suostumuksellasi voimme käyttää henkilötietojasi markkinoidaksemme sinulle Way2Work-tuotteita ja -palveluja taikka yhteistyökumppaneidemme tuotteita ja palveluita.
Käytämme henkilötietojesi käsittelyssä huolellisesti valittuja palveluntarjoajia (tietojen käsittelijöitä). Käytämme vain sellaisia palveluntarjoajia, jotka antavat riittävät takuut siitä, että he soveltavat henkilötietojen suojelua varten riittäviä teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä.
Henkilötietojen käsittelyä voidaan ulkoistaa konserniyhtiöille ja/tai ulkopuolisille palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja Way2Workin lukuun. Henkilötietoja voidaan siirtää EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle lainsäädännön sallimissa rajoissa. Tällöin siirto tapahtuu käyttäen Euroopan komission tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita tai muuta tietosuojalansäädännön sallimaa siirtomekanismia.
Olemme tehneet palveluntarjoajien kanssa asianmukaiset tietojenkäsittelysopimukset ja olemme yhä vastuussa heidän toiminnastaan, joka liittyy henkilötietojesi käsittelyyn.
Käyttämiämme tietojen käsittelijöitä ovat muun muassa sähköpostipalvelun tarjoajat, verkkosivuanalysointipalvelun tarjoajat ja datan säilytyspalvelun tarjoajat. Jos kaipaat lisää tietoa käyttämistämme tietojen käsittelijöistä (esim. yritysten nimet ja maantieteellinen sijainti), ota meihin yhteyttä käyttämällä jäljempänä olevia yhteystietoja.
Joissakin tapauksissa jaamme henkilötietosi myös kolmansien osapuolten kanssa, jotka toimivat henkilötietojesi osalta riippumattomina rekisterinpitäjinä. Jaamme henkilötietosi kolmansien osapuolten kanssa vain silloin, jos siitä on todettu tässä, jos sitä vaatii sovellettava laki (esim. kun meillä on velvollisuus jakaa henkilötietoja viranomaisten kanssa) tai jos suostut siihen. Saatamme myös joutua jakamaan henkilötietosi sellaisten kolmansien osapuolten kanssa, joita tarvitsemme laillisten oikeuksiemme suojeluun (esim. asianajajat ja perintätoimistot).
Edellä mainituin oikeusperusteena on laillinen etumme suojata laillisia oikeuksiamme ja varmistaa sopimuksen toimivuus. Tässä tapauksessa omat etusi tai perusoikeutesi ja -vapautesi eivät syrjäytä laillisia etujamme. Voimme paljastaa henkilötietosi yrityksen tai sen osan hankkijalle, seuraajalle tai muulle luovutuksensaajalle minkä tahansa sulautumisen, hankinnan, velkarahoituksen, omaisuuden myynnin tai muun vastaavan liiketoimen osana sekä maksukyvyttömyyden, konkurssin tai selvitystilan kohdalla, jossa tieto siirtyy yhdelle tai useammalle kolmannelle osapuolelle yrityksemme omaisuuseränä. Tämän oikeusperusteena on laillinen etumme käyttää oikeuttamme harjoittaa liiketoimintaa. Tässä tapauksessa varmistamme, että omat oikeutesi ja ehtosi rekisteröitynä eivät heikkene, missä tapauksessa omat etusi tai perusoikeutesi ja -vapautesi eivät syrjäytä laillisia etujamme.
Lisäksi voimme jakaa henkilötietosi muiden kolmansien osapuolten kanssa täyttääksemme lakisääteiset velvollisuutemme (esim. kirjanpitäjät, tilintarkastajat, viranomaiset). Sellaisen jakamisen oikeusperusteena on lakisääteisten velvollisuuksiemme täyttäminen.
Lisäksi voimme jakaa tietosi edustajiesi, neuvojiesi ja muiden sellaisten henkilöiden kanssa, joita olet valtuuttanut olemaan puolestasi yhteydessä meihin. Huomaa, että pidämme sellaista valtuuttamista suostumuksenasi, minkä vuoksi sinun tulee toimittaa sellaista toimintaa koskeva pyyntö meille kirjallisesti.
Emme koskaan myy henkilötietojasi kolmansille osapuolille.
Turvallisuus Käytämme henkilötietojesi suojelemiseksi asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia turvatoimia ottaen huomioon: (i) alan standardit, (ii) käyttöönottokustannukset, (iii) käsittelyn luonteen, laajuuden, asiayhteyden ja tarkoitukset sekä (iv) sinulle aiheutuvat riskit.
Säilytämme henkilötietojasi niin pitkään kuin se on välttämätöntä tarkoituksiin, joihin ne on kerätty; niin pitkään kuin se on välttämätöntä oikeuksiemme suojelemiseksi; tai niin pitkään kuin sovellettava laki vaatii. Voimme säilyttää henkilötietojasi usean vuoden ajan suhteemme päättymisen jälkeen, jos se on välttämätöntä oikeuksiemme suojelemiseksi tai sitä vaatii sovellettava laki.
Jos henkilötietojasi käsitellään monesta eri syystä, noudatetaan pisintä säilytysaikaa.
Yleensä säilytämme henkilötietojasi seuraavasti: tietoja meidän välisistä oikeustoimistamme säilytetään yhtä pitkään kuin meidän välisemme sopimus on voimassa ja 10 vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen, ellei laissa ole säädetty toisin. Laskutustietoja säilytetään 7 vuotta sen tilivuoden päättymisestä, jolloin tiedot on meille annettu. Evästetietoja säilytetään jäljempänä esitettyjen evästekäytänteiden mukaan. Muita tietoja säilytetään 5 vuotta.
Way2Work käyttää asianmukaisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia suojakeinoja tietojen suojaamiseksi väärinkäytöksiltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietoverkkoliikenteen kontrollointi ja suodattaminen, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä palvelujemme suunnittelussa, toteuttamisessa ja ylläpidossa tapahtuva riskienhallinta. Way2Work valitsee käyttämänsä alihankkijat huolellisesti ja huolehtii sopimus- ja muilla järjestelyillä siitä, että tietoja käsitellään myös niiden toimesta lainsäädännön ja hyvän tietosuojakäytännön mukaan.
Soveltuvien tietosuojelusäädösten vaatimassa laajuudessa sinulla on kaikki rekisteröidyn oikeudet, jotka koskevat henkilötietojasi.
Sinulla on oikeus:
Huomaa, että oikeutesi rekisteröitynä eivät ole absoluuttisia, ja niitä koskevat soveltuvan lainsäädännön mukainen harkinta. Jos haluat käyttää oikeuksiasi, ota meihin yhteyttä käyttäen jäljempänä olevia yhteystietoja.
Huomaa, että voit käyttää joitakin oikeuksia (esim. henkilötietojesi tarkistaminen ja päivittäminen) jo kirjautumalla tilillesi. Suojataksemme meillä olevan tiedon eheyttä ja turvallisuutta voimme pyytää, että noudatat määriteltyä pääsymenettelyä, joka voi sisältää toimenpiteitä henkilöllisyytesi varmentamiseksi. Joissakin tapauksissa, jos sovellettava laki sen sallii, voimme veloittaa sinulta käsittelymaksun pääsyn antamisesta pyytämääsi tietoon, mutta ilmoitamme siitä sinulle ennen jatkamista. Voi olla tapauksia, joissa emme voi antaa sinulle pääsyä pyytämääsi tietoon, esimerkiksi jos se loukkaisi muiden tietosuojaa tai rikkoisi salassapitovelvollisuutta. Tällaisissa tapauksissa tiedotamme sinulle, miksi emme voi täyttää pyyntöäsi.
Pyrimme noudattamaan tiukimpia standardeja suojataksemme tietojasi. Jos kuitenkin olet huolissasi siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi, ja ajattelet, että olemme mahdollisesti rikkoneet jotakin sovellettavaa tietosuojalakia tai muuta vastaavaa velvollisuutta, ota yhteyttä tietosuojatyöryhmäämme käyttämällä jäljempänä olevia yhteystietoja. Tallennamme valituksesi ja esitämme sen yrityksemme sisäiselle valitusten ratkaisemisen osastolle tarkempaa tutkintaa varten. Käsittelemme asiaa niin pian kuin mahdollista ja pidämme sinut ajan tasalla tutkinnan etenemisestä. Edellä mainitun lisäksi sinulla on oikeus tehdä kantelu Suomen tietosuojavaltuutetulle painamalla tästä.
Voimme tehdä silloin tällöin muutoksia näihin käytänteisiin ottaaksemme huomioon muutokset vakiokäytänteissämme ja menettelytavoissamme tai jos se on välttämätöntä noudattaaksemme soveltuvia uusia lakeja, määräyksiä, oikeuskäytäntöä ja pätevien viranomaisten ohjeita. Jos muutokset ovat sinulle merkityksellisiä, ilmoitamme sinulle niistä sähköpostitse tai verkkosivuilla olevalla ponnahdusikkunalla. Näiden käytänteiden uusin versio on aina saatavilla verkkosivuiltamme.
Jos olet rekisteröitynä Euroopan unionissa tai henkilötietojesi käsittely tapahtuu Suomen Way2Workin kanssa tekemäsi sopimuksen yhteydessä, henkilötietojesi käsittelyyn sovelletaan Suomen lakia.
Jos haluat meiltä lisää tietoa tietosuoja-asioista tai haluaisit käyttää oikeuksiasi rekisteröitynä, ota yhteyttä tietosuojatyöryhmäämme lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info@way2work.fi.
Nämä tietosuojakäytänteet ovat voimassa 07.11.2022 alkaen.